Introducción
En un mundo donde la innovación es clave para el éxito y la sustentabilidad del negocio; la gestión de la innovación se ha convertido en una disciplina fundamental para las empresas. El método Kanban, que combina su enfoque de gestión visual con mejoras incrementales y flexibilidad, ha demostrado ser una herramienta poderosa para impulsar la innovación empresarial.
Kanban se originó en el ámbito de la fabricación, específicamente en Toyota (donde respaldaba su proceso de producción justo a tiempo), y fue desarrollado por el ingeniero industrial japonés Taiichi Ohno. El término en sí significa “cartelera” o “letrero” en japonés, enfatizando su naturaleza visual, cuya gestión del flujo de trabajo impulsa la mejora continua y la representación observable.
En esencia, Kanban gira en torno al desarrollo impulsado por la demanda y la minimización del desperdicio. A diferencia de otras metodologías, Kanban no requiere una revisión completa, como opuesto a su contraparte estructurada, Scrum, Kanban se nutre de la flexibilidad. Una característica distintiva es que puede superponerse a los procesos existentes, introduciendo gradualmente cambios incrementales. El corazón de Kanban reside en el Tablero Kanban, una representación visual que clasifica el trabajo en columnas.
Imagine un tablero con columnas que representan diferentes etapas de trabajo (por ejemplo, Tareas pendientes, Listo para hacer, En curso, Listo) para la gestión de las tareas específicas.
Las columnas básicas incluyen:
Por hacer (To do): Cuando nuevas tareas o funciones ingresan al sistema.
En progreso (Work In Progress WIP/Doing): Trabajo activo en marcha.
Listo o Terminado (Done): elementos completados.
Se pueden agregar columnas adicionales para mayor granularidad, como "Diseño", "Desarrollo" y "Pruebas". La fortaleza de Kanban radica en su flexibilidad ya que se adapta a su flujo de trabajo existente sin interrupciones.
Prácticas básicas de Kanban: las herramientas esenciales en su caja de herramientas ágil
Tablero Kanban: El corazón de Kanban, el tablero sirve como una representación visual del flujo de trabajo.
Tarjetas Kanban: estas tarjetas representan tareas individuales y contienen detalles esenciales como descripción de la tarea, prioridad y etapa. Las notas adhesivas o tarjetas digitales representan tareas que se mueven por el tablero a medida que avanzan.
Límites de WIP: número máximo definido de tareas permitidas en cada etapa del flujo de trabajo.
Reuniones Kanban: reuniones periódicas (a menudo diarias) para discutir el progreso, identificar obstáculos y mejorar continuamente el proceso.
Esta metodología proporciona una comprensión clara del flujo de trabajo, lo que permite a los equipos:
Visualizar el trabajo: el tablero deja al descubierto el estado actual de los proyectos, fomentando la transparencia y la colaboración en equipo.
Limitar el trabajo en progreso (WIP): al establecer límites de WIP para cada etapa, se identifican los cuellos de botella, evitando que los equipos se sobrecarguen y asegurar la entrega a tiempo.
Centrarse en el flujo: el objetivo principal es optimizar el flujo de trabajo a través del sistema, garantizando que las tareas avancen sin problemas de una etapa a la siguiente.
Pasos para la Gestión Táctica de los Objetivos de Innovación Empresarial usando la metodología Kanban
1. Definir el objetivo
¿Qué se quiere lograr con la iniciativa de innovación?
2. Crear un tablero Kanban
-Columnas: "Ideas", "En proceso", "En revisión", "Listo"
-Tareas: Representan ideas, proyectos o tareas relacionadas con la innovación.
3. Limitar el trabajo en curso (WIP)
-Define un límite para cada columna.
-Prioriza las tareas más importantes.
4. Implementar el método Kanban
-Mueve las tareas de una columna a la siguiente a medida que se completa el trabajo.
-Visualiza el progreso y los cuellos de botella.
-Celebra los éxitos.
5. Monitorizar y mejorar
-Mide el tiempo de ciclo, la entrega y la calidad.
-Reúne feedback del equipo.
-Realiza ajustes al proceso.
Kanban en acción: Ejemplos del mundo real del poder de la visualización
Con el tiempo, Kanban ha trascendido la fabricación y ha encontrado un hogar en el desarrollo de productos ágiles.
Desarrollo de software: un equipo de software utiliza Kanban para gestionar solicitudes de funciones, correcciones de errores y mejoras. El tablero visualiza el progreso de cada tarea, lo que garantiza una colaboración eficiente.
Campañas de marketing: un departamento de marketing adopta Kanban para optimizar la planificación, ejecución y análisis de campañas. Las columnas representan etapas como "Ideación", "Diseño" y "Lanzamiento".
Servicio al cliente: Supervise y priorice los tickets de atención al cliente. un equipo de soporte realiza un seguimiento de las consultas de los clientes mediante Kanban. Las solicitudes pasan de "Recibidas" a "En curso" y luego a "Resueltas".
Marketing de Contenidos: Gestionar el proceso de creación de contenidos, desde la ideación hasta la publicación.
Recursos Humanos: Visualizar el proceso de contratación, rastreando las solicitudes a través de varias etapas.
Ventajas de Kanban
Facilidad de uso: la simplicidad de Kanban lo hace práctico para cualquier equipo. No es necesario ser un experto para implementarlo de forma eficaz.
Claridad visual mejorada: el tablero Kanban proporciona visibilidad instantánea del estado del trabajo, evitando sobrecargas y cuellos de botella. Fomenta la transparencia y la colaboración en equipo.
Mejora continua: Kanban fomenta pequeñas mejoras continuas en todas las funciones. Fomenta la evaluación y el refinamiento continuos del proceso.
Flexibilidad: Las modificaciones del alcance son posibles durante el trabajo activo, a diferencia de algunas metodologías rígidas. se adapta a las prioridades cambiantes sin descarrilar todo el flujo de trabajo.
Centrarse en la eficiencia: los límites de WIP evitan la sobrecarga y garantizan la finalización oportuna de las tareas.
En qué casos funciona Kanban
Entornos donde hay un flujo de trabajo continuo: Kanban es ideal para gestionar proyectos con tareas que se pueden dividir en pequeñas unidades de trabajo.
Equipos que necesitan flexibilidad: Kanban permite adaptarse a los cambios en las prioridades y al feedback del cliente.
Empresas que buscan mejorar la eficiencia: Kanban ayuda a identificar y eliminar cuellos de botella en el flujo de trabajo.
Casos de éxito de Kanban en la innovación empresarial
Toyota: Implementó Kanban para optimizar su producción, lo que le permitió aumentar la eficiencia y la calidad.
Spotify: Utiliza Kanban para desarrollar su plataforma de streaming de música, permitiéndole una rápida adaptación a las necesidades del mercado.
Netflix: Usa Kanban para gestionar su contenido y desarrollo de software, lo que le permite una entrega continua y eficiente.
Limitaciones de Kanban
Falta de estructura: algunos equipos pueden perder el marco estructurado proporcionado por otras metodologías como Scrum. La naturaleza flexible podría no ser adecuada para proyectos que requieran un enfoque más estructurado.
Dependencia de la auto-organización: Kanban depende en gran medida de la autonomía y la autogestión del equipo. Requiere disciplina para mantener el tablero y cumplir con los límites de WIP exige un esfuerzo dedicado.
Riesgo de sobrecarga: sin límites, demasiados elementos en progreso pueden agotar los recursos.
Dependencia excesiva de las señales visuales: los proyectos complejos con dependencias intrincadas pueden resultar difíciles de manejar en un tablero físico.
Causas de fracaso de Kanban en la innovación empresarial
Falta de compromiso y liderazgo de la dirección: Si la alta dirección no está comprometida con el método Kanban y si no hay un líder que impulse el cambio, es probable que Kanban no tenga éxito.
Falta de formación: Es importante que el equipo tenga la formación adecuada para utilizar Kanban de manera efectiva.
No adaptar el método: Kanban no es una solución única para todos. Debe adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
Falta de comunicación: La comunicación es clave para el éxito de Kanban. El equipo debe estar al tanto del progreso y los cambios.
No medir los resultados: Es importante medir el impacto de Kanban para asegurar que está funcionando correctamente.
Conclusiones y lecciones aprendidas sobre Kanban: un activo valioso en su arsenal ágil, como herramienta en la gestión de proyectos dinámicos
Kanban es tanto una filosofía como un método. La adaptabilidad de Kanban y su enfoque en la mejora continua lo convierten en una herramienta valiosa para los equipos ágiles.
Recuerde lo siguiente
Empiece poco a poco: implemente Kanban de forma incremental, respetando los procesos existentes de su equipo.
Centrarse en el flujo, no sólo en la finalización: esforzarse continuamente por optimizar el flujo de trabajo a través del sistema.
Adopte la mejora continua: evalúe periódicamente su proceso e identifique áreas de mejora.
Visualice todo: la transparencia es crucial. Utilice el tablero Kanban para mantener a todos informados.
La transparencia es clave: Fomente la comunicación abierta y la colaboración dentro del equipo.
Adopte la flexibilidad: Kanban se nutre de la adaptabilidad. Esté abierto a los ajustes necesarios.
Kanban es un viaje, no un destino. Adopte la mentalidad de aprendizaje continuo y adapte el método a sus necesidades específicas. Ya sea que sea un practicante experimentado o un recién llegado curioso, considere agregar esta técnica a su caja de herramientas la que usada correctamente le ayudará a aumentar la velocidad de la innovación, mejorar la calidad de las soluciones y adaptarse a los cambios del mercado.
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